営業マン必見！iPhoneだけでできる究極の仕事術・EvernoteとDropboxの使い分け

「必要な資料は全てEvernoteに保存」というルールが決まったら「じゃあDropboxは何に使うの？」と思った方も多いと思います。

でも答えは簡単。

「完成したファイルはEvernote」「未完成のファイル（今後も編集するファイル）はDropbox」。これが基本です。

例外として、GoodReaderで頻繁に閲覧するファイルはDropboxに保存（同期）する方が便利ですし、USBメモリー代わりにファイルを受け渡しする場合もDropboxの方が便利です。

でも、Evernoteは「月間のアプロード容量に上限がある」、Dropboxは「総保存容量に上限がある」という特性から考えても、「完成したファイルはEvernote」「未完成のファイル（今後も編集するファイル）はDropbox」という使い分けが効果的でしょう。

営業マン必見！iPhoneだけでできる究極の仕事術・Evernoteの効果的な使い方

Evernoteって名前に「ノート」が入ってたりするので、「同期するメモ帳」みたいなイメージを持っている人が多いようですが、実はデータベース。

定型フォーマットのないデータが扱えて、マルチメディアも扱える 柔軟なデータベースなんです。

なので「必要な資料は全てEvernoteに保存」みたいな使い方が最も効率的。全てEvernoteに保存して、GoogleカレンダーやNozbeや連絡帳などから参照したい資料はノートリンクを貼付ける。

こうする事によって「資料を探したい場合はEvernoteを検索すればOK」というシンプルで効率的なスタイルが出来上がります。

EvernoteやDropboxやGmailなどを串刺し検索してくれるサービスもありますが、「資料はEvernoteに保存」と決めてしまった方が効率的だし、バックアップを取るのも簡単ですね！

仕事だけでなく、 取扱説明書やExcelファイルなんかを 入れておいても便利です。

いちいち取扱説明書を開いてから必要な箇所をなくても、いきなりEvernoteで検索すればちゃんと検索されます。

機能を有効に活用するためには、プレミアムアカウントへのアップグレードが必須ですが、価格の高い「月払い」を選択したとしても1日15円程度。使い勝手を考えたら安い物ですね。

Excelファイル内の文字列は、プレミアムアカウントでも検索出来ないようなので、ファイル内の文字をコピペしておきましょう。

「ん？文字列を貼付けるのなら元のExcelファイルは必要ないんじゃない？」と思われるかもしれませんが

 

折角のExcelデータ。単なる文字列にしてしまうよりも、表になってた方が見やすいですよね。

ファイルに検索用の文字列を付加出来るのもEvernoteの優れた機能。上手く活用しましょう。

恐ろしい事に気が付いちゃった。Windows専用機って必要？

    古いMacから新しいMacへの環境移行がiPhoneみたいに恐ろしく楽チンなのは昨日書いた通りですが、もしかしてBoot Campを使ってインストールしたWindowsもTime Machineでバックアップされるのでは？

    そうだとすると、仕事でWindowsを使う必要がある人も、Windows専用機を使うよりもMacでWindowsを動かした方が安心ですよね。

    Time Machineさえちゃんと動かしてれば、ハードが壊れても簡単に復旧出来るんですから。

    単体で売っているWindows（OSのみ）が高いので総額ではWindows専用機を買った場合よりもコスト高になりますが、「故障の際に備えたバックアップにかかるコスト」と「故障してからの復旧コスト」を考慮したらトータルコストではMacでWindowsを動かした方が安いのかも。

    そう考えるとバックアップの必要がない人以外や、Windows専用機でないと動かないソフトウエアを使う必要がある人以外は、Windows専用機って必要ないのかもしれませんね〜。

パソコンメーカーさん大丈夫なんでしょうか？　(^_^;)

Macはやっぱり凄かった！Windows時代の苦労は何だったんだろ！

 Windowsを使い始めて約17年、Macを使い始めて約3年、MacBook Pro をRetinaに買い替えて始めてわかったのですが、MacってiPhoneみたい。いやiPhoneがMacみたいだったのか......

 iPhoneの凄さはバックアップ。本体が壊れても新しい本体を買ってきてiTunesに繋げば、コーヒーを飲んでいる間にアプリもファイルも設定も元通り。アプリの再インストールとか、設定作業とか、ファイルのコピーとか、そんな無駄な作業は必要なし。

実はMacもそうだったんですね！ビックリ！

 Time Machineに使用しているUSBハードディスクを新しいMacに繋いで、移行アシスタントを立ち上げて転送元にTime Machineを選択すると、ものの20分（約200GB）で今まで使っていたMacBook Proと同じ状態に！壁紙まで！（笑）

 PCを買い替える際に面倒なのは再設定作業。ソフトウエアのCDを探して、呪文のようなプロダクトキーを入力して再インストール。ソフトウエアが多ければ多いほど面倒くさい。で、それが終わったらバックアップしていたファイルのコピー。インターネットの設定、メールの設定、LANの設定、プリンターの設定……ああ面倒くさい。

この間設置作業の一部をやった知り合いのWindows8（VAIO）なんてバックアップメディア作るだけで2時間ですよ、2時間！諸々の設定までやったら完全に1日仕事。これじゃ完全に罰ゲーム。

それがMacならものの20分。しかも作業自体は数分。後はコーヒー飲んで待ってるだけ。

もう絶対にWindowsには戻れないな〜。

ちなみに普通の液晶にも戻れないかも。ちょっと使っただけで元のMacBook Proの画面がぼやけて見える。

これは便利！通知センターからアプリを起動！ MyShortcuts+Viewer

MyShortcuts+Viewer
カテゴリ: ユーティリティ
価格: ￥100




QuickEver や QuickEver Clip のように登録したアプリを通知センターから起動できるようにするアプリです。

ホームボタンを押さなくてもアクセス出来ようになるので、Dockに置いてあるアプリ以上に素早くアクセスしたいアプリを登録すると便利です。

アプリを立ち上げたら「リマインダー」をタップして「＋」をタップ。

タイトルにアプリの名前を入力して、URLにURLスキームを入力して「保存」。

これだけでOK。

アプリのURLスキームを調べるには、このサイトのアプリが便利です。

調べたURLスキームの末尾に「：」を入力するのを忘れないようにしましょう。忘れるとSafariが立ち上がって「表示出来ません」と言われてしまいます。

成功したら、こんな感じになります。

「設定」→「通知」→「Appを並べ替え」を「手動」にして、「MyShortcuts」を一番上にしておくのを忘れないように。　(^○^)

下書き用メモアプリをNote&ShareからFastMemoに変更

Fast Memo - evernote、twitterと高速連携
カテゴリ: 仕事効率化
価格: ￥100

お気に入りだった下書き用メモアプリのNote&Shareがアップデートで大変な事に！

編集画面が狭過ぎる。　(>_<)

Markdown変換をオンにすると

余計な部分を隠す事が出来るのですが

書いた下書きをコピーして他のアプリに貼付けると

あらら、HTMLタグが......これじゃ下書きには使えない

控えのFastMemoをメインに昇格！

Note&Shareとの差はコピーのタップ数。

Note&Shareが１タップに大してFastMemoは2タップ。

その代わりにFastMemoは左右スワイプで日時が挿入出来、iCloud対応！

しばらくはFastMemoをメインで使っていきます。(^○^)

営業マン必見！iPhoneだけでできる究極の仕事術・Evernote＆Cleverを使った顧客管理

このネタは前にも書いているのですが、その時点では Clever を使っていなかったので改めて書き直します。

まず、顧客管理用のノートブックを Evernote に作成します。

次に、作成した顧客管理用のノートブック内に、顧客用のノートを作成。

作成したノートを Clever で開いたら、右下の「↑」をタップして、ノートリンクをコピーします。

顧客の連絡先を編集して、Web に ノートリンクをペースとして保存。

Web に貼付けられたノートのリンクをタップすると

Evernoteアプリが立ち上がり、顧客のノートが開きます。

記録しておきたい事があれば、このまま書き込んで保存すればOK。

Evernoteアプリは編集機能が弱いので、URLスキームを利用して Clever でノートを開くようにする事も可能ですがノートリンクの方がお手軽です。

タイムスタンプやTextExpanderを利用したい場合は、事前に Note&Share 等で下書きした物をコピーしてから連絡先をタップして Evernote に貼付けるようにしましょう。

年払いすると、月額340円程度の負担なので、Evernote は 必ずプレミアムにアップグレードしておきましょう。

オフラインノートが使えるので、ストレスなく閲覧・編集が出来るようになります。

加えて1ヶ月のアップロードの上限アップやPDFファイル内の検索機能、共有編集機能も利用出来るので便利です。

PDFファイルの検索機能が使えるという事は、PDFのパンフレットや資料を Evernote に 放り込んでおけば、キーワードで必要な資料が検索出来るという事なので、それだけでもアップグレードする価値はありますね！


2013-05-02   動画を追加しました